Urząd Gminy Borowie

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 709 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 735 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 2020 r., poz.1359 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2021 r., poz. 1923 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (U. z 2021 r., poz. 672 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. z 2021 r., poz. 510 z późn. zm.)

Wymagane dokumenty

• Wniosek z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o transkrypcję aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
• Oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
• Odpisy aktów stanu cywilnego niezbędne do uzupełnienia lub sprostowania aktu.
• Oświadczenie o wyborze nazwiska w sytuacji, gdy zagraniczny dokument podlegający transkrypcji nie zawiera nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci, złożone przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego lub konsulem Rzeczypospolitej Polskiej za granicą.
• Dowód osobisty i książeczka wojskowa osoby zmarłej (jeśli posiadała wymienione dokumenty) – w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu.
• Dokument tożsamości wnioskodawcy - do wglądu.
• Ze względu na specyfikę rejestracji stanu cywilnego w poszczególnych państwach, wskazana jest wcześniejsza konsultacja z Kierownikiem USC.

Opłaty

• 50 zł – opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego przeniesionego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.

Termin składania dokumentów

• Bezterminowo – cały rok.

Termin załatwienia sprawy

• Do 30 dni (po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego), a w sprawach szczególnie skomplikowanych do 60 dni.

Komórka odpowiedzialna

• Urząd Stanu Cywilnego

Osoba właściwa do załatwienia sprawy

• mgr Sylwia Gąska
• tel. 25 685 90 70, wew. 14

Inne informacje

• Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego jest obligatoryjna jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL
• Dokumenty wydane w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez: tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula (nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.)
• Wniosek o dokonanie transkrypcji składa do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której zdarzenie dotyczy, lub inna osoba, która wykaże interes prawny lub osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
• Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeń małżonków w sprawie nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa, oświadczenia takie małżonkowie mogą złożyć w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
• Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
• W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału biegłego lub tłumacza języka, którym ta osoba się posługuje.
• Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.